DIE ANMELDUNG – oder: Online-Formulare müssen nicht furchtbar sein

Niemand mag lange Formulare!

Lange Formulare sind anstrengend – das können wir nicht ändern. Wir können aber zumindest versuchen, das Ausfüllen solcher Formulare so angenehm wie möglich zu gestalten. Im Rahmen unserer Plattform DIE ANMELDUNG haben wir viel Aufwand investiert, um genau das zu erreichen. Wie immer geht es dabei um die Details:

Schritt für Schritt statt alles auf einmal

Manchmal stellt sich beim Ausfüllen eines Formulars heraus, dass eine notwendige Information noch fehlt. Oder die Zeit reicht gerade nicht, um das Formular fertig auszufüllen. Formulare auf DIE ANMELDUNG können Sie daher jederzeit zwischenspeichern und das Ausfüllen später fortsetzen. Und selbstverständlich können Sie jederzeit innerhalb des Formulars navigieren, um bereits gemachte Angaben nochmals zu ändern oder Teile vorerst zu überspringen.

Pflichtfelder und Formatvorgaben nerven …

… sind aber leider manchmal unvermeidlich. In unseren Formularen werden unvollständig oder fehlerhaft ausgefüllte Felder deutlich hervorgehoben. Falls spezielle Formatvorgaben existieren, werden diese ausführlich erläutert:

„Jetzt muss ich das schon wieder eingeben?“

Nein, müssen Sie nicht. Wo immer möglich versuchen wir, Daten, die bereits einmal erfasst wurden, wiederzuverwenden. Sie füllen einen Projektbericht aus? Dann sind alle Daten, die Sie bereits in der Projekteinreichung angegeben haben, vorausgefüllt. Sie müssen diese nur noch kontrollieren und ergänzen. Oder Schulstammdaten: Geben sie nur die Schulkennzahl ein – die restlichen Stammdaten der Schule werden automatisch ausgefüllt:

Müssen Sie ein Formular mehrmals ausfüllen, wobei aber manche Daten (z.B. die Projektleitung und Ansprechperson) immer gleich bleiben? Benutzen Sie ein bereits ausgefülltes Formular als Vorlage!

Auch Kopieren innerhalb eines Formulars ist möglich: Im Einreichformular für Macht|schule|theater müssen zum Beispiel sowohl die Theaterleitung als auch die Ansprechperson am Theater angegeben werden – falls es sich um dieselbe Person handelt, können Sie die bereits eingegebenen Daten direkt übernehmen:

Rechnen kann der Computer noch immer am besten

Lassen Sie den Taschenrechner in der Schublade: Zwischensummen, Restbeträge, Zeitdauern – alles, was automatisch berechnet werden kann, wird in unseren Formularen automatisch berechnet, und zwar live während der Eingabe. Besonders hilfreich zum Beispiel bei Kostenplänen mit Gesamtsumme:

Viele weitere hilfreiche Details

Bei DIE ANMELDUNG gibt es außerdem eigens gestaltete Druckansichten der ausgefüllten Formulare (hier ein Beispiel-PDF), automatische Bestätigungsmails beim Zwischenspeichern und Abschicken und noch viele weitere Details, die einzeln aufzuzählen den Rahmen dieses Artikels sprengen würde.

Wie eingangs beschrieben haben wir viel Aufwand investiert – aber am Ende dreht sich alles um eine einzige Frage:

Bringt der ganze Aufwand wirklich etwas?

Wir selbst sind natürlich davon überzeugt, dass unsere Formulare gut funktionieren. Aber was sagen die Benutzerinnen und Benutzer?

Was mir aber wirklich sehr positiv auffiel ist, dass das Ausfüllen des Formulares wirklich benutzerfreundlich gestaltet ist. Übersichtlich und (ich fand das sehr angenehm) mit der Möglichkeit des Zwischenspeicherns mit Link in der Email um gleich wieder dort weitermachen zu können wo man stehen geblieben ist.

Mittlerweile hab ich schon sehr viele Formulare ausfüllen müssen und Ihres ist mir besonders positiv aufgefallen. – Mag. Melitta Grießer, MEDIEN HAK Graz

Für die TeilnehmerInnen an Projekten von KulturKontakt Austria gibt einen Feedbackfragebogen, wo unter anderem auch die Zufriedenheit mit den Online-Formularen abgefragt wird:

Im Fragebogen wird gebeten, diese Bewertung auch kurz zu begründen – hier eine Auswahl der Antworten:

Übersichtlich, klar, einfach. Zwischenspeichern möglich - toll!!! Bestätigung und Link per Mail - sehr praktisch!!! PDF Version zum Drucken - sehr brauchbar!!!

Klar und übersichtlich. Dass die bereits formulierten Teile des Ansuchens übernommen werden, empfinde ich als sehr angenehm und zeitsparend.

Das Formular ist klar strukturiert und übersichtlich, allerdings muss man sich schon viel Zeit nehmen, um alles ordentlich auszufüllen.

Die Formulare sind so genial und verständlich, dass ich schon einigen Freunden davon erzählt habe - bessere habe ich noch nie gesehen.

Ich finde es eine sehr große Arbeitserleichterung - unvergleichbar mit früher - es macht Spaß!!!

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